Videoconferencias para empresas: ¿Cómo hacerlas?

Videoconferencias para empresas: ¿Cómo hacerlas?

Debido a la pandemia por la que pasamos durante el 2020, muchas de las reuniones que hacíamos, tanto con los empleados como con clientes, se vieron obligadas a realizarse de forma totalmente telemática. Tuvimos que adaptarnos a una nueva forma de reunirnos y aprender a cómo manejar algunos programas que no habíamos tenido que utilizar antes.

Como consecuencia, muchas de las reuniones han quedado fijas en este formato, ya que es muy fácil reunirse con un gran número de personas, si estas pueden unirse desde la comodidad de su hogar. Es probable que si has entrado al post de hoy de Sonority, es porque quieres aprender cómo realizar una videoconferencia en tu empresa correctamente y, sobre todo, a la primera. Esto es mucho más sencillo de lo que podamos imaginar, ¿Empezamos?

Beneficios de las videoconferencias para empresas

Adaptarnos a esta forma de reunirse puede parecer raro o extraño al principio, pero la realidad es que nos trae muchos beneficios si lo comparamos con la forma tradicional de reunirnos:

• Podemos contactar las veces que sean necesarias: a diferencia de las reuniones presenciales, las videoconferencias no requieren de un alto grado de organización. Simplemente con tener una cámara decente en el portátil, podemos reunirnos tantas veces como sean necesarias sin tener que salir de casa y trasladarnos a otro lugar.
• Realizar mejores seguimientos de proyectos: este beneficio está enlazado con el anterior. Al poder realizar tantas videollamadas como sean necesarias, podremos llevar un mejor control de la organización de tareas de nuestros proyectos. Esto es ideal, ya que podremos mejorar en gran medida la calidad de nuestro trabajo.
• Reuniones a distancia: otra de las prácticas que nos dejó la pandemia fue el teletrabajo. Muchas empresas, hoy en día, han aplicado la práctica de teletrabajar algunos días a la semana, o incluso estar durante un período de tiempo. Gracias a las reuniones mediante videoconferencias, el encontrarnos lejos los unos de los otros no significa un problema.
• Ahorro en tiempo y dinero: hay veces que necesitamos reunirnos con personas que se encuentran hasta en otros países. Esto supone un gran gasto y una pérdida de dinero simplemente por reunirse durante un rato. Gracias a las videollamadas, podemos reunirnos desde nuestras casas y sin gastar dinero.

Aplicaciones para hacer videollamadas en empresas

Ahora que ya conocemos las ventajas y beneficios de reunirnos por videollamada, es hora de preparar cómo nos reuniremos con nuestros empleados y clientes. Lo único que necesitamos es asegurarnos de que nuestro ordenador, portátil o dispositivo móvil, cuenta con una cámara. No es necesario que sea de una calidad excelente, simplemente con que se nos pueda ver bien y de forma nítida, será suficiente.

Lo único que tenemos que decidir entre todos los componentes de la reunión, es la plataforma que utilizaremos. Aquí te dejamos algunas de las mejores aplicaciones para tu próxima reunión.

Google Meet

Una de las principales ventajas que nos ofrece la aplicación de videoconferencias Google Meet, son los requisitos que necesitamos para poder unirnos a una conversación. Casi todo el mundo hoy en día cuenta con una cuenta de Gmail a su nombre, por lo que no necesitamos que los integrantes de la reunión creen un nuevo usuario simplemente para unirse con nosotros, como sucede con otras aplicaciones.

Un factor a tener en cuenta, es que esta aplicación ofrece algunas funciones de pago. Esto no quiere decir que nos veremos limitados en nuestras reuniones, ya que la versión gratuita nos permite las características suficientes. La última limitación es que no podremos extendernos más de una hora, la reunión se parará automáticamente cuando esta exceda el tiempo máximo. Si la reunión es de dos personas, podrás exceder este tiempo hasta 24 horas.

Esta aplicación está diseñada para poder adaptarse a las necesidades de reuniones de empresas, por ejemplo, podemos enviar documentos, compartir pantalla, con la finalidad de que todos los integrantes lo vean, y podamos contar con un soporte visual. Además, si no queremos interrupciones durante la llamada, podemos habilitar la opción de chat.

Zoom

Una aplicación que ganó popularidad durante la época de pandemia. Muchas personas y empresas se decantan por esta plataforma para hacer sus reuniones, y nos podemos imaginar el porqué.

Tiene un funcionamiento muy parecido al de Google Meet, pero la duración máxima de llamada en la versión prueba, disminuye a los 40 minutos totales. Si queremos reunirnos durante un corto período de tiempo, esta aplicación es ideal. Además, siempre podemos reiniciar la llamada cuando se corte para seguir hablando sin problema.

Nos permite grabar la pantalla, poder contraseñas a las llamadas, compartir nuestro escritorio, entre muchas más funcionalidades.

Recursos para hacer videoconferencias para empresas.

Si queremos contar con un buen equipo para realizar una videoconferencia, en Sonority te podemos ayudar a escoger el mejor equipo a un buen precio. Los materiales primordiales para realizar una videoconferencia profesional son los siguientes:

• Una cámara de video
• Altavoces
• Una capturadora de video
• Un Micrófono
• Una Pantalla
• Teléfono móvil
• Conexión a internet
• Un portal de videoconferencias

Si quieres organizar tu próxima reunión y no sabes por dónde empezar, tenemos una buena noticia. En Sonority, disponemos de alquiler de equipos de videoconferencia y reuniones en Barcelona. ¡Visita nuestra sección de material para conocer más!