Cómo organizar un congreso paso a paso
¿Estás buscando cómo organizar un congreso paso a paso, y necesitas unas pautas para empezar? A continuación vamos a guiarte para que lo tengas todo bajo control.
“¿Cómo organizo un congreso?” Es una de las preguntas más populares entre los organizadores de eventos, que podrían sentirse algo asustados ante la perspectiva de planificar una gran reunión. Además, algunos se sienten intimidados por la participación de médicos, abogados, empresarios y directivos. Sin embargo, hay muchos otros que tienen las agallas de enfrentarse a las dificultades de organizar uno de los tipos de eventos más complejos y delicados.
Si has leído hasta aquí, es muy probable que tú también pertenezcas a esta categoría. Por esta razón, queremos contarte 8 consejos clave para que sepas cómo planificar un congreso paso a paso.
Organización antes del congreso
1. Fija unos objetivos
Antes de comenzar, es bueno empezar a pensar en los objetivos de la conferencia. Se trata de una fase que no se puede saltar ni posponer y son preguntas a las que solamente tú puedes responder.
- ¿Por qué quiere organizar el congreso?
- ¿Cuánto quieres invertir en él en términos de tiempo y dinero?
- ¿Qué esperas ganar, en términos de dinero, visibilidad y relaciones tras el congreso?
Las respuestas te servirán de guía para los siguientes pasos.
2. Conoce tu público objetivo
Para organizar un evento con éxito es necesario que conozcas tu público objetivo, es decir, el tipo de participantes que te gustaría invitar. ¿Conoces ya tu target?
¿Puede definir el perfil de un «participante medio» con sus intereses, preocupaciones y aspiraciones? Si has contestado que sí, significa que conoces bien a tu público objetivo… pero primero responde a esta última pregunta: ¿Hay algún tema que pueda mejorar la vida de los participantes en la conferencia?
Nos referimos a un conjunto de nociones que, una vez aprendidas, pueden resolver un problema recurrente. Si no, un tema de vanguardia que pueda reavivar el entusiasmo por tu profesión en tus invitados.
Este es un paso importante que permite reducir en gran medida el riesgo de fracaso. Si ya tienes algunas ideas sobre el tema a proponer a tus invitados, estás listo para pasar al tercer paso.
3. Lugar y fecha del evento
Un factor fundamental para el éxito de un evento es la elección de la fecha y el lugar. En primer lugar, tendrás que informarte de todos los eventos dirigidos a tu público. Anota todas las fechas indicadas y descártalas de antemano, puesto que corres el riesgo de competir con reuniones y eventos similares, lo que provocaría una escasa asistencia.
Otra regla: cuanto más similar sea el tema de otras conferencias al tuyo, más debe espaciarse la fecha de tu evento. Así evitarás que tu conferencia sea vista como una especie de continuación o duplicación de otras. Una vez que hayas seleccionado las fechas libres, deberás comprobar la disponibilidad de los ponentes. Además de la fecha, tendrás que elegir el sitio.
El criterio clave que le guiará es la accesibilidad. ¿Qué ciudad es la más accesible para tus participantes? La accesibilidad depende en gran medida de los medios con los que se desplazan los participantes. Si tu conferencia es internacional, por ejemplo, sería mejor favorecer los lugares cercanos a los aeropuertos, ya que lo más probable es que los invitados viajen en avión. Si, por el contrario, se trata de una conferencia interregional, considera la proximidad de las estaciones de tren.
Si, por el contrario, todos los participantes viven en un radio de unos cientos de kilómetros, es probable que lleguen a la conferencia en coche, por lo que la prioridad será no conducirlos por zonas muy transitadas y ofrecerles facilidades de aparcamiento.
4. Programa de actividades
Básicamente, tendrás que elaborar un orden para las distintas fases de la conferencia. Pon especial atención en la presentación.
El presentador de una conferencia no solamente tendrá que ser extrovertido y agradable para enganchar a los participantes y hacer que las horas pasadas en la sala sean agradables.
También tendrá que transmitir autoridad a su público. En pocas palabras, si te diriges a un público de médicos para una conferencia sobre gastroenterología, no puedes llamar al animador de un centro de vacaciones.
Claro, puede ser genial, pero estaría fuera de lugar. Otro punto a programar son las presentaciones y las diapositivas. Las presentaciones son de suma importancia durante el evento. Sin embargo, muchas personas subestiman este aspecto y los consideran un simple recordatorio paso a paso. En realidad, el potencial de las diapositivas es inmenso.
Con una presentación de PowerPoint puedes ayudar a la audiencia a entender conceptos difíciles, puedes entusiasmarla, puedes entretenerla, puedes persuadirla.
5. Presupuesto y sponsors
No se puede organizar un congreso sin fondos, principalmente para el alquiler de la sala y el pago de uno o varios ponentes. Dado que te encargarás de toda la organización sin depender de socios externos, en algún momento tendrás que encontrar algunos patrocinadores que financien, al menos en parte, tu proyecto.
Encontrar uno o varios patrocinadores no es fácil: tendrás que negociar con las empresas que puedan estar interesadas en el proyecto, recordando que nadie te regala nada. Un patrocinador busca visibilidad y preferirá aquellas conferencias a las que acudan, por ejemplo, empresarios o inversores potenciales.
Si el patrocinio resulta ser una estrategia perdedora, ¿por qué no intentar con un crowdfunding recaudando fondos de tu audiencia social? Incluso en este caso, tendrás que garantizarles un retorno que no es necesariamente financiero.
6. Detalles técnicos del evento
Los elementos indispensables que debes cuidar son:
Dj para eventos
Según el tipo de congreso podría ser interesante contratar un dj para eventos que se adapte al gusto del público.
Contratación de técnicos audiovisuales
Puedes confiar la contratación de técnicos audiovisuales para que se encarguen de captar los momentos sugerentes y te ofrezcan un producto de calidad.
Streaming para eventos
Piensa en ello. Hoy en día, gracias a las plataformas y los equipos de streaming para eventos, todo el mundo tiene la oportunidad de compartir contenido con una gran comunidad de seguidores.
Postproducción de video
Con Sonority tendrás una postproducción de vídeo de calidad.
Alquiler de altavoces
Finalmente, para que el congreso sea un éxito tendrás que asegurarte de gestionar el alquiler de altavoces, para contar con el mejor sonido.
Alquiler de iluminación
El alquiler de la iluminación es un factor esencial para generar el ambiente perfecto para tu evento.
Alquiler de escenarios
Sin duda, un buen congreso comienza con el mejor alquiler de escenarios.
Alquiler de carpas
Haz que tu congreso destaque como nunca, eligiendo el mejor alquiler de carpas para resguardarse del sol y del calor.
Organización después del congreso
7. Pedir valoraciones y reseñas
Organiza un comité de bienvenida al final del evento debidamente formado para recoger los feedbacks de los usuarios.
No te dejes intimidar por la palabra inglesa. Se trata simplemente de reunir las impresiones de los participantes, entregando un formulario para que lo rellenen, o preguntándoles directamente: ¿ha ido todo bien?, ¿tiene alguna sugerencia?.
Los datos que recojas te ayudarán a identificar los problemas que hayan surgido durante la reunión y a mejorar la próxima conferencia que organices.
8. Enviar material a los invitados
Finalmente, para que los participantes se lleven consigo esta experiencia, y a lo mejor la comparten en sus redes y te den más visibilidad, es aconsejable que les envíes material tras la conferencia.
Un bonito video con las imágenes más destacadas del evento puede dar lo mejor de sí gracias a los servicios de postproducción. ¡Ahora que conoces las bases es tu turno de organizar una conferencia!
