Cómo organizar un evento empresarial o de negocios paso a paso
¿Quieres preparar una convención profesional, y estás buscando cómo organizar un evento corporativo para tu empresa? A continuación te explicamos todas las etapas y fases que debes tener en cuenta en la planificación de tu encuentro. Un evento empresarial, no es más que una reunión que se celebra con el fin de celebrar un objetivo específico. Gracias al mismo, se consigue que los clientes tengan un acercamiento especial con la empresa. Existen diferentes tipos de eventos: los de producto o marca, de integración o ferias. No obstante, los pasos para su organización son los mismos, independientemente del que quieras llevar a cabo. ¿Perteneces a una empresa y te han encargado organizar el evento empresarial del mes? Aquí te explicamos paso a paso cómo organizarlo para que sea un auténtico éxito.
Paso y etapas de un evento empresarial
Para que un evento sea exitoso y todo salga como lo hemos planeado, hay que trazar un objetivo y luego definir el formato de las metas. Reúnete con el equipo, proyecta el evento con el espíritu de la empresa y define el presupuesto. Después de saber lo que queremos lograr o transmitir con el evento a organizar, es hora de ponerse manos a la obra.
1: Definición de asistencia, búsqueda de lugar y fecha
El primer paso es definir cuántas personas serán invitadas al evento. Dependiendo de si es una presentación de un producto nuevo, el lanzamiento de una marca o simplemente la integración de la empresa, la cantidad de personas que asistirán será diferente. Asimismo, hay que escoger el lugar indicado, que se adapte a la cantidad de asistencia pactada y el que el ambiente sea el adecuado. Si no se cuenta con un espacio dentro de la empresa para celebrar el evento, debes empezar con la búsqueda del lugar ideal. Este se debe adaptar al giro del evento, a lo que la empresa quiere proyectar, así como al aforo. A su vez, es importante que tengas en cuenta las características para que, al alquilar material audiovisual, la calidad del sonido sea la deseada.
2: Encontrar proveedores
Encontrar al proveedor ideal puede ser un dolor de cabeza, algunos tienen un presupuesto alto y no se adaptan a tus necesidades, o no ofrecen la calidad que se busca. ¿Cuáles son los servicios más usuales que hay que contratar en evento empresarial?
- DJ para eventos
- Equipo audiovisual, equipos de sonido e iluminación.
- Escenarios y alquiler de carpas para eventos
- Decoración temática
- Catering
Asimismo, en función de la magnitud del evento y el material audiovisual que decidas contratar, será necesario contar con un técnico de sonido en Barcelona que se encargue del montaje y el éxito del evento. En Sonority, encontrarás los equipos audiovisuales necesarios para el tan esperado evento, desde el streaming hasta la postproducción.
3: Timing
Organizar y definir cómo el evento va a transcurrir para que no existan vacíos y la gente se aburra, es fundamental crear un timing donde el encargado de dirigir el evento seguirá paso a paso la actividad y la hora indicada. Para ello, se habrá tenido que analizar y haber realizado un ensayo previo.
4: Plan B
Es normal que en toda organización exista margen de error o algún imprevisto. Por ello, contar con un plan B al que poder recurrir cuando ocurra cualquier imprevisto o error, es la mejor forma para actuar rápido y encontrar una solución. La idea es que el evento siga su curso, la gente no se dé cuenta y se cumpla el objetivo de la mejor forma. Recuerda que el éxito de un evento recae en la planificación previa y la contratación de los servicios adecuados. Asimismo, deberás difundir dicho evento de forma adecuada para que pueda expandirse el interés por el mismo y ganar así suscriptores para tu empresa.
